Vorreiterrolle im zentralen Beschaffungsmanagement

Die Stadt Augsburg beschäftigt knapp 5.000 Mitarbeiter in 60 Dienstellen und 70 Schulen. Die IT-Infrastruktur umfasst rund 5.500 PC-Arbeitsplätze. Seit knapp drei Jahren kümmern sich Hermann Eiser, Leiter der Abteilung strategisches Beschaffungsmanagement, und Anke Lemke, IT-Einkäuferin, im Hauptamt der Stadt Augsburg darum, das Beschaffungsmanagement und die IT-Infrastruktur strategisch neu auszurichten und langfristig effizienter zu gestalten. Ihr Fokus liegt dabei vor allem auf Prozess- und Ablaufoptimierungen sowie dem Aufzeigen von Kostenvorteilen und Einsparpotenzialen. Wichtigstes Instrument hierfür ist das Umstellen auf einen zentralisierten Einkauf mit klaren Vorgaben für die Beschaffung. „Wir fahren hier einen gesamtstädtischen Ansatz. Für eine Verwaltung mit rund 5.000 Angestellten ist das tatsächlich etwas Besonderes“, erklärt Eiser.
Bestandsaufnahmen und Neuausschreibungen 2005 wurde eine Neuordnung des Beschaffungswesens beschlossen. Die Zielsetzung war eindeutig: Vereinheitlichung und Reduzierung des Geräteparks, zentraler Ansprechpartner mit Vor-Ort- Service und langfristige Kostensenkung. Im Zuge der Neugestaltung des IT- und Beschaffungsmanagements wurde außerdem Anfang 2006 die gesamte Drucker- und Kopiererlandschaft erfasst. Das Ergebnis: insgesamt 1.800 einsatzfähige Drucker-, Fax- und Kopiergeräte. „Aufgrund der dezentralisierten Beschaffungsstruktur vor 2005 gab es nie eine genauere Aufstellung über den Gerätepark“, wundert sich Lemke noch heute. So konnte jede Dienststelle in den letzten 15 Jahren ihre gesamte IT eigenständig einkaufen. Einziges Kriterium war dabei der Anschaffungspreis, an die Folgekosten dachte niemand. Entsprechend heterogen präsentierte sich vor drei Jahren der Gerätepark von über zehn verschiedenen Anbietern mit mehreren hundert unterschiedlicher Druckertypen und über 700 Toner- und Tintenartikeln. Der kontinuierliche Austausch der Modelle und Wechsel zu einem einzigen kompetenten Anbieter sowie eine fundierte Gesamtkostenbetrachtung (TCO-Analyse) war das entscheidende Kriterium bei der Vorauswahl der Gerätehersteller und zukünftiger Lieferanten. Zudem spielten Aspekte wie Tonerwechsel, Verschleißteile, Seitenanzahl im Druck, und Anschaffungspreis in einer Ausschreibung eine ebenso wichtige Rolle wie die Wirtschaftlichkeit pro Seitenpreis und die Lebensdauer. Des Weiteren gingen auch die Umweltverträglichkeit der verschiedenen Lösungen in die Bewertung ein. Es wurden ISO-Zertifizierungen abgefragt und die CO2-Belastung beim Produktionsprozess der Geräte berücksichtigt. „Insgesamt hat KYOCERA bei unserer Analyse der Anbieter am besten abgeschnitten“, sagt Lemke. Die Kombination aus Produkt- und Leistungsfähigkeit hat schließlich den Ausschlag für die Firma Sahl mit ihrem Angebot für KYOCERA Druck- und Kopiersysteme gegeben. Das Ergebnis ist eine Rahmenvereinbarung für ein Jahr mit der Option auf Verlängerung. Der Vertrag sieht die Nutzung folgender Druckertypen vor: Arbeitsplatzdrucker FS-1100 und FS-1300D; Netzwerkdrucker FS-1300DN und FS-3900DN sowie die Farblaserdrucker FSC5015N und FS-C5025N.

Basis-Funktionen und Ausbau mit KYOcontrol Anstelle vielfältiger Druckfunktionen sind in der Verwaltung Zuverlässigkeit und einfache Bedienung der Geräte gefragt. „Wir sind eine klassische Behörde, die meistgenutzte Funktion ist daher das Drucken bzw. Kopieren, meistens in schwarzweiß. Nicht einmal zehn Prozent des gesamten Druckaufkommens sind in Farbe“, sagt Lemke. Aktuell werden zwar auch einige KYOCERA Multifunktionsgeräte getestet, aber nur, um die alten Faxgeräte zu ersetzen. Eine wesentlich wichtigere Rolle spielen deswegen die Datenschutzmöglichkeiten der KYOCERA-Systeme. So folgt auf den bereits erfolgreichen Einsatz von KYOcount in verschiedenen Dienststellen bald auch der Einsatz von KYOcontrol. Pilotprojekt ist das Amt für Jugend, Kinder und Familie, das demnächst in ein neues Gebäude umziehen wird und somit den Wechsel idealerweise ermöglicht. Im direkten Kundenkontakt sollen die Mitarbeiter nicht ständig zum Drucker laufen müssen, sondern am Ende des Gesprächs die persönlichen Daten gesammelt ausdrucken. KYOcontrol bietet dafür die nötigen Sicherheitsmerkmale, da jeder Mitarbeiter nur über seinen persönlichen Zugriffscode die Dokumente abfragen und ausdrucken kann. „Wir halten sehr viel von dieser Lösung und hoffen, dass wir nach diesem erfolgreichen Projektstart weitere Ämter mit KYOcontrol ausstatten werden“, sagt Lemke.
Innerstädtisches Intranet mit direktem Link zum KYOCERAOnlineshop von Sahl Insgesamt hat die Stadt Augsburg bereits 600 neue KYOCERAGeräte in Betrieb genommen. Der Umbau des Geräteparks soll kontinuierlich fortgesetzt werden, eine Zeitvorgabe für den Übergang von Alt- zu Neugeräten existiert jedoch nicht. „Altgeräte bleiben solange im Einsatz wie es zu rechtfertigen ist. Wenn es aber um Neuanschaffungen geht, dann lautet die einzige Vorgabe, dass es sich um Druck- und Kopiersystemevon KYOCERA handeln muss. Die komplette Umstellung bleibt weiterhin unser langfristiges Ziel, um die Druckkosten der Stadt zu senken“, sagt Eiser. Deshalb werden regelmäßig die Menge der anfallenden Drucker- und Verbrauchsmaterialien in allen Dienststellen und Schulen erfasst und analysiert. Um diesen Prozess nicht nur zu überwachen, sondern auch zu automatisieren läuft er über das von Eiser und Lemke aufgebaute städtische Intranet ab. Es fungiert damit als innovative, zentrale Informations- und Beschaffungsplattform. Über die Startseite „Beschaffungen“ gelangt der Nutzer auf den Artikel- und Dienstleistungskatalog, in dem das Hauptamt alle gültigen Rahmenvereinbarungen für die städtischen Dienststellen auflistet. So findet sich unter der Verlinkung „Druck-und Kopiercenter“ nicht nur die „Rahmenvereinbarung für die Beschaffung von Laserdruckern“, die mit dem KYOCERA Business Partner Sahl abgeschlossen wurde, sondern auch eine Übersicht der zur Verfügung stehenden Arbeitsplatz- , Netzwerk- und Farblaserdrucker von KYOCERA MITA. Ein zusätzlicher Link führt direkt zum Sahl-Onlineshop, über den alle Mitarbeiter ihre Bestellungen selbstständig aufgeben können. Alle Informationen von der Bestellabwicklung und Druckkostenanalyse, über Datenblätter und technische Spezifikationen der KYOCERA-Geräte bis hin zu Preisinformationen zu Kauf- oder Leasingangeboten laufen hier zusammen. „Mit dem Intranet haben wir eine sehr vorbildliche Lösung geschaffen, die von allen städtischen Mitarbeitern von Beginn an sehr gut angenommen wurde und damit seit rund zwei Jahren zu weiteren effektiven Kosteneinsparungen beiträgt“, sagt Lemke.
Blick nach vorne Seit der Neuausrichtung der Druckerlandschaft vor knapp drei Jahren konnte das Hauptamt der Stadt Augsburg signifikante Kosteneinsparungen realisieren. „Allein durch den Wechsel zu einem einzigen Lieferanten konnten wir in der Summe der Einzelkäufe viel bessere Preise erzielen“, sagt Eiser.„ Aufgrund der sehr hohen Wirtschaftlichkeit der KYOCERA-Systeme erreichen wir nun sogar Einsparungen von weit über 25 Prozent. Das haben wir anhand eines großen Pilotamtes der Stadt Augsburg schwarz auf weiß nachgewiesen und werden den Fuhrpark entsprechend weiter umbauen“, betont Lemke. Neben der Kostenreduzierung möchte die Umweltstadt Augsburg auch in der Verwaltung mit gutem Beispiel vorangehen und in der IT-Infrastruktur mit „Green IT“ neue Akzente setzen. „Wir haben sowohl im Vorfeld der Ausschreibung als auch in der jetzigen praktischen Umsetzung bei allen KYOCERA-Geräten eine sehr gute Bilanz der TCO-Werte und der Energieeffizienz feststellen können. Die Systeme arbeiten allesamt extrem verbrauchsarm und verfügen über besonders langlebige Komponenten. Das erleichtert nicht nur die tägliche Arbeit, sondern schont auch die Umwelt“, sagt Lemke. Eiser und Lemke sind überzeugt, dass ihr Konzept eines strategischen zentralen Einkaufs sehr gut auf andere Städte und Gemeinden in Deutschland übertragbar ist. „Wir wollen Impulsgeber sein und haben nicht zuletzt in Umweltfragen als öffentliche Einrichtung der Stadt auch eine moralische Verantwortung“, so ihr Credo. Das erfolgreich umgesetzte Intranet-Portal der Stadt sehen sie dabei ebenso als Zugpferd wie den vor zwei Jahren eingeschlagenen Weg zu einer einheitlichen Druckerlandschaft und den damit verbundenen Kostenvorteilen.

Stadt Augsburg

Die Stadt Augsburg Die mehr als 2.000 Jahre alte Universitätsstadt ist mit rund 265.000 Einwohnern nach München und Nürnberg das drittgrößte Wirtschafts- und Industriezentrum Bayerns. Aufgrund ihrer überregionalen Bedeutung und Funktion als Oberzentrum verfügt die Stadt über weiterführende Bildungsstätten inklusive Fachhochschule sowie Universität und besitzt ein lebendiges Messe- und Kongresswesen. Die Großstadt Augsburg und ihr Umland verfügen über attraktive Gewerbe- und Industriegebiete und sind Standort vieler namhafter Forschungseinrichtungen und Technologieunternehmen.